Selasa, 11 Agustus 2020

ANALISIS JABATAN (JOB ANALYSIS) | ADUM | 5




ANALISIS JABATAN (JOB ANALYSIS)

A. PENGERTIAN ANALISIS JABATAN

Analisis jabatan (job analysis) adalah suatu kegiatan untuk menganalisis pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa harus dilaksanakan. Analisis jabatan juga memuat informaasi tentang suatu jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tersebut dengan baik.
Berikut ini adalah beberapa pengertian analisis jabatan menurut beberapa ahli.
1)        Drs. M Manullang mengungkapkan job analysis atau analisis jabatan merupakan suatu proses untuk membuat uraian sedemikian rupa, sehingga dari uraian tersebut diperoleh keterangan-keterangan yang perlu untuk menilai kebutuhan akan jabatan tersebut.
2)        Prof. Dr. Komaruddin mengungkapkan analisis jabatan adalah proses untuk memperoleh segenap fakta jabatan yang berhubungan. Biasanya analisis jabatan itu mencakup penciptaan pernyataan tertulis yang terpisah.
3)        Drs. Moekijat mengungkapkan analisis jabaran merupakan hal yang penting dalam manajemen kepegawaian, karena hasilnya dapat digunakan hampir dalam semua program kepegawaian.
Langkah-langkah menganalisis jabatan:
  • Mengkaji organisasi secara keseluruhan dan kesesuaian tiap jabatan
  • Menentukan bagaimana informasi dalam organisasi dianalisis
  • Pemilihan jabatan-jabatan yang akan dianalisis
  • Mengumpulkan data dengan teknik analisis jabatan tertentu
  • Menyiapkan uraian jabatan
  • Menyiapkan spesifikasi jabatan
  • Hasil anallisis jabatan berguna untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan hal-hal berikut.

Ø  Deskripsi pekerjaan (job description), yaitu suatu daftar yang menggambarkan bagaimana tugas pekerjaan, wewenang, dan tanggung jawab yang diperlukan untuk suatu pekerjaan tertentu. Dalam deskripsi jabatan dicantumkan nama jabatan, kode jabatan, tanggal pembuatan, nama penyusun, nama departemen, lokasi, hubungan lini (hubungan dengan atasan langsung), kondisi kerja, dan waktu kerja.
Ø  Spesifikasi pekerjaan (job specification), yaitu suatu daftar yang berisi tentang pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan serta karakteristik lain yang harus dimiliki seseorang terkait dengan posisinya pada jabatan tertentu. Dalam spesifikasi jabatan, hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain fisik (tinggi, berat, dan wajah), mental, pengalaman kerja, umur, jenis kelamin, dan status perkawinan.
Ø  Desain pekerjaan (job design), yaitu suatu proses rancangan pekerjaan dengan penentuan tugas-tugas dan metode serta bagaimana hubungan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lain yang masih berada dalam naungan perusahaan.

B. METODE ANALISIS JABATAN

Ada empat metode yang digunakan dalam proses analisis jabatan untuk pengumpulan data terhadap suatu jabatan, antara lain sebagai berikut.
1)Kuesioner/daftar pertanyaan, yaitu pengumpulan data menggunakan daftar pertanyaan yang sudah disusun sebelumnya, kemudian disebarkan kepada pegawai untuk diisi.
2)Pengamatan (observation), yaitu pengumpulan data dengan cara mengamati langsung di tempat. Hasil pengamatan tersebut langsung dicatat untuk diolah menjadi informasi untuk jabatan tersebut.

3)Wawancara (terview), yaitu pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan yang disiapkan sebelumnya dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang diperlukan.

4)Menulis laporan pekerjaan secara singkat.

C. JABATAN ADMINISTRASI DAN URAIAN TUGASNYA
Konsep SKKNI Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia yang selanjutnya disebut SKKNI adalah rumusan kemampuan kerja yang mencakup aspek pengetahuan, keterampilan dan/atau keahlian sikap kerja yang relevan dengan pelaksanaan tugas dan syarat jabatan yang ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
1.Office administrative (administrasi kantor) Melakukan fungsi resepsionis dan menjalankan tugas-tugas administrasi seperti
·         membuat naskah sederhana, lembar kerja dan bahan presentasi melalui pemakaian software yang sesuai.
·         menerima dan meneruskan telpon masuk kepada yang dituju.
·         menggunakan peralatan kantor seperti faksimili, mesin photocopy dan lain-lain.
·         menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada yang dituju.
·         menerima dan mengantar tamu.
·        pengarsipan dan memasukan data dalam lingkup dan konteks yang terbatas di bawah pengawasan langsung dan sesuai arahan atasannya.
Tidak bertanggung jawab terhadap pekerjaan orang lain.
2. Junior administrative assistant (sekretaris yunior) Menjalankan tugas-tugas administrasi seperti
·         membuat dokumen, lembar kerja dan bahan presentasi melalui pemakaian software yang sesuai,
·         menggunakan internet untuk mencari data.
·         Menerima dan meneruskan telpon masuk kepada yang dituju,
·         menerima dan mengantar tamu,
·         menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada yang dituju,
·         pengarsipan dan memasukan data,
·         menggunakan peralatan kantor seperti faksimili, mesin photo copy, LCD, OHP, scanner, dan lain-lain.
·         Membantu pekerjaan yang dilimpahkan oleh administrative assistant maupun executive assistant.
·         Melakukan fungsi resepsionis.
3. Administrative assistant (sekretaris) Menjalankan tugas-tugas yang mendukung administrasi bisnis dan memerlukan pengalaman tambahan serta yang dibawahi oleh beberapa penyelia. Tugas-tugas antara lain dan aktifitas pendukung seperti
·         penggunaan internet untuk analisa,
·         membuat dokumen  lembar kerja dan bahan presentasi melalui pemakaian software yang sesuai,
·         menerima dan meneruskan telpon masuk kepada yang dituju,
·         menerima dan mengantar tamu,
·         pengarsipan, word processing,
·         menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada yang dituju,
·         pengarsipan dan memasukan data, menggunakan peralatan kantor seperti faksimili, mesin photo copy, LCD, OHP, scanner, dan lain-lain.
4. Executive administrative assistant (sekretaris eksekutif) Menjalankan tugas-tugas yang mendukung administrasi manajemen bisnis dan membawahi beberapa administrative assisstant (sekretaris). Tugas-tugasnya antara lain mendukung kegiatan administrasi manajemen. Seorang executive administrasi perlu memiliki beberapa kualifikasi berikut.
·         Keterampilan yang ekstensif dalam menerapkan prinsip-prinsip manajemen administrasi dengan menggunakan beberapa metode serta kemampuan memimpin.
·         Harus mahir dalam menggunakan komputer, memiliki kepemimpinan tingkat atas, kemampuan berkomunikasi dan mampu berinteraksi dengan seluruh pimpinan/manajemen.
·         Dapat membawahi beberapa administrative assisstant (sekretaris).
5. Office Administrative Manager (manajer administrasi kantor) Menjalankan tugas-tugas yang mendukung administrasi manajemen perusahaan dan membawahi beberapa administrative assisstant. Tugas-tugasnya antara lain mendukung kegiatan administrasi manajemen perusahaan dan menjamin kelancaran menajemen perusahaan sesuai dengan visi dan misi organisasi. Melaksanakan kegiatan eksternal dan untuk memastikan manajemen organisasi sesuai dengan harapan pelanggan. Seorang Office Administrative Manager perlu memiliki beberapa kualifikasi berikut.
  • Keterampilan yang ekstensif dalam menerapkan prinsip-prinsip manajemen organisasi dengan menggunakan beberapa metoda serta kemampuan memimpin.
  • Memiliki kemampuan tinggi dalam menggunakan sumber daya kerja serta memiliki kepemimpinan tingkat atas, kemampuan berkomunikasi dan mampu berinteraksi dengan seluruh pimpinan/manajemen dan pelanggan organisasi. 



Previous Post
Next Post

0 komentar: