MENGANALISIS JABATAN DAN TUGAS PADA KEGIATAN ADMINISTRASI | ADUM | 4

Menganalisis Jabatan, Tugas, dan Uraian Pekerjaan pada kegiatan Administrasi

1.Pengertian Jabatan

Jabatan atau occupation adalah kedudukan pegawai dalam struktur organisasi dan mempunyai kemampuan pengetahuan, keterampilan, dan sikap bertanggung jawab dengan fungsi yang spesifik.

2.Jenis Jabatan

1.Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor

Pimpinan kantor adalah orang yang memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja, dan pelengkapan kerja kantor sesuain kebutuhan.

2.Manajerial

Bagian manajerial adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing, actuating, controlling, decision making). Jabatan manajerial adalah jabatan yang memiliki bawahan. Contohnya manajer membawahi para staf dan nonstaf/pelaksana.

3.Staf atau Pembantu Ahli

Jabatan ini merupakan para tenaga ahli yang cukup dan mampu dalam bidangnya. Tugasnya membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor. Contoh staf simpan-pinjam, staf akuntan, dan staf pemasaran

4.Kepala Personalia atau HRD (Human Resource Department)

Orang yang memiliki jabatan ini bekerja di bagian khusus kepegawaian. Tugasnya menentukan tenaga kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu, HRD juga mengatur/ mengoordinasikan hak-hak pegawai, seperti jatah cuti pegawai, santunan kesehatan, dan lain-lain.

5.Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi

Kepala tata usaha adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor serta memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada semua satuan unit di bidang ketatausahaan yang meliputi perencanaan, pelaporan, kepegawaian, keuangan rumah tangga, keprotokoleran, perlengkapan, dan peralatan kantor.

3.Tugas

·         Memilah pos, surat, paket kiriman, pemesanan.

·         Menjawab dan menerima telepon, pengetikan, dokumen, surat menyurat offline maupun online

·         Memesan persediaan alat tulis kantor

·         Menyapa dan melayani klien

·         Membuat agenda kantor

·         Filling data entry / mengisi data entri perusahaan

·         Mengelola buku harian