MENGENAL TEKNOLOGI PERKANTORAN
A. KONSEP TEKNOLOGI
PERKANTORAN
Teknologi perkantoran
adalah jenis teknologi yang dimanfaatkan untuk mendukung jalannya sistem
sebuah kantor. Teknologi ini digunakan untuk proses menghimpun, menyimpan,
mengirimkan, mengelola, memperbanyak ataupun mencatat semua data. Dengan
adanya teknologi ini maka seluruh pekerjaan akan lebih mudah dan cepat
diselesaikan.
Secara umum teknologi
perkantoran akan diterapkan dengan cara yang sama. Namun yang membedakan
adalah kebijakan yang dimiliki oleh setiap perusahaan atau instansi yang
menggunakannya. Nantinya teknologi akan disesuaikan dengan kebijakan tersebut
agar bisa berjalan sesuai dengan aturan yang sudah ditetapkan oleh pelaku
bisnis yang bersangkutan. Hal ini bisa mendukung peningkatan efektivitas dan
produktivitas sebuah perusahaan.
|
B. OTOMATISASI KANTOR
|
1.
PENGERTIAN OTOMATISASI
PERKANTORAN
Sudah pernah mendengar tentang istilah otomatisasi
perkantoran? Menurut pengertiannya, otomatisasi perkantoran adalah penggunaan
sebuah sistem informasi yang dapat memudahkan komunikasi secara formal
ataupun informal yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas.
Seiring
dengan perkembangannya teknologi, era otomatisasi perkantoran dengan
penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran pun mulai beredar.
Pada dasarnya, sistem otomatisasi perkantoran
didefinisikan sebagai sebuah sistem informasi berbasis teknologi komunikasi
yang dapat mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan mendistribusikan pesan,
dokumen atau komunikasi eletronik lainnya antar individu dalam perkantoran.
|
2.
PENGGUNA OTOMATISASI
PERKANTORAN
Otomatisasi Kantor
digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya
terdapat 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor, yaitu :
a.
Manajer : orang
yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
b.
Profesional
: profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian
khususnya. Misalnya : pembeli, wiraniaga, dan asistenstaff khusus Manajer dan
professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
c.
Sekretaris
: biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan
berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan
mengatur jadwal pertemuan.
d.
Pegawai
administratif : melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti
mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen.
|
3.
MANFAAT DAN TUJUAN
OTOMATISASI PERKANTORAN
Terkait dengan berbagai komponen yang dimiliki
perusahaan dalam menangani proses input data hingga distribusi, dengan
memanfaatkan bantuan dari teknologi kita dapat mengerjakan berbagai aspek
perusahaan secara optimal. Selain itu otomatisasi perkantoran juga memiliki
berbagai manfaat seperti :
a. Menyelesaikan
pekerjaan kantor menjadi lebih cepat
b. Mengurangi
kebutuhan staff dalam jumlah besar
c. Hanya
memerlukan sedikit tempat menyimpan data
d. Data
yang disimpan dapat di organisir dengan baik
Pengotomatisan
perkantoran juga memiliki tujuan sebagai berikut
a. Penggabungan
penerapan teknologi
b. Memperbaiki
proses pelaksanaan pekerjaan kantor
c. Meningkatkan
produktifitas dan efektivitas pekerjaan
d. Memberikan
kemampuan kepada manajemen untuk dapat memcahkan masalah perkantoran dengan
lebih baik
e. Mampu
memberikan data yang akurat sehingga dapat mempermudah manajemen dalam
membuat keputusan bisnis yang tepat
|
4.
JENIS - JENIS APLIKASI
OTOMATISASI PERKANTORAN
Penggunaan
komputer sudah sangat memudahkan bagi perkerjaan perkantoran, dengan
menggunakan teknologi komputerisasi dalam perkantoran hal ini akan
menyebabkan pekerjaan kantor menjadi lebih mekanis dan lebih terstruktur.
Menggunakan komputer dalam pekerjaan kantor tentu tidak lepas dari
menggunakan aplikasi yang terdapat dalam komputer tersebut. Berikut ini
aplikasi-aplikasi otomatisasi perkantoran yang dapat digunakan.
1. Aplikasi Pengolah
Kata
Aplikasi
pengolah kata Word Processing adalah
penggunaan peralatan elektronik yang otomatis dapat melakukan beberapa tugas
sekaligus yang diperlukan untuk membuat dokumen baik di ketik dan kemudian
mencetak dokumene tersebut.
Word Processing memberikan
pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat
komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada orang lain.
Dengan kata lain word processing adalah penggunaan alat elektronik yang
secara otomatis dapat melakukan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan
dokumen yang ditik, dicetak maupun dikirim menggunakan email.
Jenis
aplikasi pengolah kata yang sering digunakan pada keseharian pembuatan
dokumen kantor adalah Ms.
Word. namun aplikasi ini merupakan aplikasi yang berbayar.
Sedangkan aplikasi pengolah kata yang dapat digunakan secara gratis
adalah Libre.
2. Surat Elektronik
(e-mail)
Surat
elektronik atau yang sring dikenal dengan E-mail adalah pengiriman file hasil
ketikan menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai
mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer
dan alat penyimpanan.
Terdapat 2
jenis email yang sering digunakan secara umum, dan kedua jenis email tersebut
dapat digunakan secara gratis, email tersebut berekstensi @gmail dikeluarkan
oleh Google, dan @ymail yang dikeluarkan oleh Yahoo.
3. Voice Mail
Hampir
sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya dalam
telephone. Telepon juga digunaka untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan.
Perbedaanya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan
tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepone
untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
Voice mail memerlukan
komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital,
kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio ketika dipanggil.
4. Kalender Elektronik
Kalender
elektronik menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan memangil acara
yang telah ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusus
diantara aplikasi perkantoran karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi
bukan sebagai media komunikasi.
Cara kerja
kalender elektronik mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat
memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu
dengan menggunakan keyboard.
5. Konfrensi Audio
(Audio Confrencing)
Konfrensi
audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat komunikasi
audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan
melaksanakan konfrensi. Telepon Konfrensi merupakan bentuk pertama dan masih
digunakan. Konfrensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan
fasilitas komunikasi 2 arah semisal telepon dan handphone. Keuntungan
konfrensi audio adalah sebagai berikut:
· Biaya peralatan yang diperlukan untuk konfrensi audio tergolong
standar
· Orang-orang merasa nyaman berbicara di telepon
· Konfrensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat
6. Konferensi Video
Konfrensut
video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta
konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan
hubungan audio dan video. Seiring perkembangan waktu konfrensi video dapat
dilakukan oleh komputer dengan biaya yang murah. Aplikasi yang dibutuhkan
untuk konfrensi Video menggunakan komputer dengan koneksi internet
adalah Skype.
7. Faxsimile
Fax
merupakan singkatan dari Facsimile
transmision, merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat
membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinan
pada ujung lainnya. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran
telepon biasa. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan
dokumen kepada anggota tim lain dengan mudah, tanpa dibatasi oleh letak
geografis mereka.
Semua yang
difotokopi dapat ditransmisikan oleh fax. Fax sangat mudah diimplementasikan
dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan
pengoperasian peralatan fax tidak sulit.
8. Slide Presentase
Slide
presentase adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi
yang dapat berupa gambar, kata, suara, maupun audio visual yang ditampilkan
dalam bentuk slide. Aplikasi yang sering digunakan untuk menampilkan slide
presentase adalah Ms. Power
Point. Slide presentase ini sangat efektif sekali untuk menunjang
pegawai dalam melakukan presentase.
9. Pencitraan (Imaging)
Beberapa
perusahaan memiliki volume dokumen yang besar sehingga mereka harus menyimpan
dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika
diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan
tampilan maka dapat digunakan aplikasi yang dapat menyimpan dokumen fisik
menjadi dokumen digital (file) dengan menggunakan Scanner.
Dengan
menggunakan scanner maka dokumen fisik yang dapat memakan tempat penyimpanan
yang cukup luas, dapat diganti menjadi dokumen bersifat digital (file). Mesin
scanner dihubungkan dengan komputer, mesin ini memindai dokumen yang
diletakkan pada mesin tersebut kemudian memindai men-scan nya lalu merubah kedalam
bentuk digital. Jika sewaktu-waktu memerlukan dokumen tersebut, pegawai dapat
mencetaknya menggunakan printer.
10. Aplikasi
Pengolah Angka
Aplikai
pengolah angka merupakan aplikasi yang paling sering digunakan setelah
aplikasi pengolah kata pada otomatisasi perkantoran. Aplikasi pengolah angka
memudahkan akuntan dalam membuat perhitungan-perhitungan keuangan dengan
mudah, sehingga meminimalkan kesalahan dalam pembuatan laporan keuangan.
Aplikasi
pengolah angka yang paling banyak digunakan adalah Ms. Excel yang merupakan
saudara Ms. Word. Dan kedua aplikasi ini merupakan aplikasi berbayar.
Sedangkan untuk aplikasi yang gratis dapat pula menggunakan aplikasi Libre.
|