Rabu, 30 September 2020

PENANGANAN TELEPON DENGAN MENGGUNAKAN BAHASA INGGRIS | KORESPONDENSI | 8

 



PENANGANAN TELEPON DENGAN MENGGUNAKAN BAHASA INGGRIS

1. Penanganan Telepon secara Umum

a. Saat memulai percakapan, hindari penggunaan kata ’hey’ atau ’hello’, karena kurang sesuai digunakan dalam percakapan formal dalam kantor. Gunakan kata ’good morning’ atau ’good afternoon’ sesuai dengan kondisi waktu bertelepon.

b. Berbicaralah dengan menyenangkan dan tidak menyinggung perasaan. Tetaplah bersabar dan tidak terpancing emosi meskipun mendapat perlakuan yang kurang baik. Jika mendapat respons atau complaint dari klien, ucapkan ’I am sorry for the inconvenience’ atau ’We do apologize for the inconvenience’.

c. Setelah mengucapkan maaf, coba berikan bantuan pada klien tentang masalah mereka. Gunakan kaljmat tanya ’How may we can help you ?' atau ’How I can be assistance?’ kepada klien.

d. Sebelum mengakhiri pembicaraan, tawarkan bantuan yang mungkin masih dibutuhkan. Apabila tidak, ucapkan terima kasih dan salam penutup dengan kalimat ’Glad to be able of assistance’ atau ’We are pleased to help you’. Gunakan salam penutup ’Have a good day’ kepada klien agar mereka senang.

Hal-hal lain terkait tata cara dalam menelepon maupun menerima telepon di antaranya sebagai berikut.

a. Saat Menelepon

1) Saat telepon diangkat, segera ucapkan salam yang sopan dalam bahasa Inggris. Ucapan sapaan yang sopan dalam bahasa Inggris di antaranya: good morning, good afternoon, atau good evening sesuai dengan kondisi waktu saat bertelepon. Jangan gunakan good night ketika menyapa pada jam kerja malam, karena good night dalam tata cara bahasa Inggris hanya digunakan untuk perpisahan atau menutup telepon, bukan untuk menyapa. Tetap gunakan good evening untuk menyapa ketika menerima telepon di jam kerja malam.

2)Sebutkan nama, kemudian utarakan maksud dan tujuan menelepon untuk berbicara dengan orang yang dituju.

Beberapa contoh cara menyapa, menyebutkan nama, kemudian mengatakan tujuan menelepon yang sopan dalam bahasa Inggris adalah sebagai berikut.

a) Good morning. This is Ali from Editorial Department. I would like to speak with Mrs. Indah. Could you please connect me to her desk phone?

b) Good afternoon. This is Hunifd from Marketing Department. I would like to speak with Mr. Susilo. Is he available to speak?

 

c) Good evening. This is Sunan from Accounting Department. I would like to speak with Mrs. Siti. May I speak to her at the moment?

Jika yang bersangkutan dapat dihubungi, kamu akan mendapat jawaban seperti ini.

a) Yes. I will connect you to Mrs. Inddh immediately.

b) Yes. Mr. Susilo is available to speak. Please wait a moment.

c) Yes. Mrs. Siti is available to speak now. Please hold the line.

3) Apabila orang yang dituju sedang sibuk, kamu akan mendapat balasan sebagai berikut.

a) I am sorry. Mrs. Indah is currently busy.

b) I am sorry to tell you that Mr. Susilo is now at a meeting and cannot be disturbed. Please try again two hours later.

c)  I am sorry to tell you that Mrs. Siti is currently away from ofice. I will inform you when she return.

Kemudian, segera ucapkan terima kasih dan sampaikan bahwa kamu akan menghubungi kembali. Contoh kalimat yang dapat digunakan adalah berikut ini.

a) Thank you for your help.

b) Thank you. I will call later then.

 

b. Saat Menerima Telepon

1) Ucapkan salam setelah mengangkat gagang telepon.

2) Sebutkan nama dan instansi kamu, kemudian berikan tawaran bantuan.

Contoh:

a) My name is Soleh from Mediatama. How! can help you?

b) My name is Wawan from Empat Roda Company. How I can be an assistance?

3) Jika penelepon langsung menanyakan orang yang dituju, sebelum menjawab tanyakan terlebih dahulu namanya. Contoh cara menanyakan nama penelepon dalam bahasa Inggris yakni sebagai berikut.

a) I am sorry. May I know with whom Ispeak with?

b) May I have your name Sir/Mam?

4) Setelah jelas identitas penelepon, jawablah pertanyaan penelepon dengan bahasa Inggris dan sambungkan kepada orang yang dituju dengan terlebih dahulu menanyakan kebersediaan orang yang dituju.

2. Penanganan Telepon dalam Berbagai Situasi Beberapa situasi

a. Tata Cara Menerima Panggilan Telepon Masuk dari Luar Melalui Saluran Langsung

1) Menyebutkan identitas diri dan nama perusahaan tempat kerja, misalnya 'This is Alexfrom Rheinmettal Company!

2) Mengucapkan salam dalam bahasa Inggris.

3) Menanyakan maksud dan tujuan menelepon, contohnya: ”Good morning, this is Isna from Tesla Company, how may we can help you ?”

b. Tata Cara Menerima Panggilan Telepon Masuk dari Luar Melalui Saluran Tidak Langsung Penanganan panggilan telepon masuk dari luar

1) Menyebutkan nama bagian atau unit kerja (tidak perlu menyebutkan nama perusahaan). Misalnya: ’This is Harman from Marketing Division.

2) Mengucapkan salam.

3) Menanyakan maksud menelepon. Contohnya: ”This is Marketing Division, what we can help you with ?”

c. Tata Cara Menerima Panggilan Telepon Masuk dari Penelepon yang Belum Dikenal

1) Apabila penelepon belum dikenal, penerima telepon harus menanyakan terlebih dahulu keperluannya dengan jelas. Contoh kalimat yang dapat digunakan:

a) How may we can help?

b) How I can be an assistance?

2) Iika penelepon hanya ingin berbicara dengan pihak yang dituju dengan mengatakan maksudnya tetapi belum menyebutkan identitasnya, penerima telepon tetap harus menanyakan identitasnya dengan sopan. Contoh kalimat yang dapat digunakan dalam situasi tersebut:

 

a) I am sorry. May I know with whom I speak with?

b) MaylhavethehonorinknowingyournameSir/Mam?

3) Jika penelepon sudah menyebutkan identitasnya, segera hubungkan telepon kepada orang yang dituju. Contoh kalimat yang dapat digunakan:

a) I will immediately connect you with Mr. Agus.

b) Mr. Agus will speak with you. Please hold the line.

4) Apabila penelepon hanya mengatakan keperluannya saja dan mendesak terus ingin berbicara dengan pihak yang dituju, penerima telepon harus melaporkan terlebih dahulu kepada pihak yang dituju untuk meminta keputusan apakah mall menerima panggilan atau tidak.

5) Jika penelepon hanya mengatakan identitasnya saja dan tidak mau menyampaikan keperluannya, penerima telepon dapat mengatakan bahwa pihak yang dituju sedang tidak ada di tempat atau sedang tidak mau diganggu. Contoh kalimat yang dapat digunakan:

a) I am sorry. Mrs. Indah is currently busy.

b) I am sorry to tell you that the person you wish to speak with is now at a meeting and cannot be disturbed.

 

d. Tata Cara Menerima Panggilan Telepon Masuk dari Penelepon untuk Pimpinan

1) Menyebutkan identitas diri dan nama perusahaan.

2) Mengucapkan salam sesuai waktu saat itu.

3) Menanyakan ”How may I can help you ?” atau ”Whom you would like to speak with ?”

4) Setelah mengetahui identitas penelepon, langsung dihubungkan dengan pimpinan dengan menyebutkan nama penelepon yang ingin berbicara. Jika izin dari pimpinan diperlukan, tanyalah pimpinan terlebih dahulu atas kesediaannya untuk menerima telepon itu. Kalimat yang digunakan adalah sebagai berikut.

 

a) Excuse me Mr. Director. A person named Mr. Basuki from Lorraine Heavy Industries wishes to speak with you. Would you accept his call ?

 

b) Good morning Mr. Vice Director. An employee from Gurevics Metallurgy Company would like to Speak with you. Would you like to speak with him/ her?


Previous Post
Next Post

0 komentar: