PENGERTIAN ORGANISASI KANTOR
Secara etlmologi, istilah organisasi berasal dan
bahasa Yunanl,yaitu 'organon' atau dalam bahasa Latin ’organum’ yang berarti
alat, bagian, anggota, atau badan. Sementara itu, secara definisi, organisasi
adalah kesatuan (susunan) yang terdin atas bagnanbaglan (orang) dalam
perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara
orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama. Beberapa ahli
mengemukakan deflmsi organisasi sebagai berikut.
James D. Mooney
Menurut James D. Mooney, dalam bukunya, The
Principles of Organization, organisasi adalah setiap bentuk perserikatan
manusia untuk mencapai tujuan bersama.
Chester I. Barnard Chester I. Barnard
mengemukakan dalam bukunya, The Functions of the
Executive, bahwa organisasi adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama
yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
J. William Schulze
Sementara itu, menurut J. William Schulze,
organisasi adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat
perlengkapan, ruang kerja, dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang
dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan
yang diinginkan.
Kamus Administrasi
Dalam Kamus Administrasi, dinyatakan bahwa
organises. adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai
tuluan tertentu.
Melalui definisi-definisi tersebut, dapat diambil
kesrmpulan bath/a organisasi memiliki ciri-ciri, di antaranya:
1.terdiri atas sekelompok orang, yakni dua orang
atau lebih,
2.terdapat kerja sama yang berlangsung di
dalamnya, dan
3.memiliki tujuan yang hendak dicapai bersama.
Oleh karena itu, untuk mencapai semua tujuannya,
sebuah Perusahaan juga harus memiliki organisasi yang disebut sebagai
organisasi perkantoran. Ada lima fakta yang terdapat dan berlangsung dalam
organisasi perkantoran. Kelima fakta tersebut adalah sebagai berikut.
1. Setiap organisasi perkantoran pasti mencakup
sumber daya manusia yang terlibat dalam interaksi sosial, baik disebabkan oleh
struktur formal maupun informal.
2. Interaksi dalam sistem sosial tersebut
tersusun dalam sebuah struktur yang menjamin perintah dan laporan, baik yang
berhubungan dengan arus pekerjaan maupun arus informasi.
3. Sebagai suatu sistem terbuka, setiap
organisasi perkantoran mempunyai hubungan timbal balik, baik dalam organisasi
internal maupun eksternal.
4_ Setiap orang dalam organisasi perkantoran
memiliki tujuan individu yang menjadi alasan dari tindakannya. Mereka berharap
organisasi dapat membantu mencapai tujuannya.
5, Interaksi sosial yang terjadi dalam manajemen
perkantoran juga dapat membantu pencapaian tujuan bersama.
Berdasarkan lima fakta tersebut, dapat
dikemukakan bahwa:
1. organisasi perkantoran adalah suatu proses
interaksi antara orang-orang di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor,
2. organisasi perkantoran adalah suatu rangka
dasar Yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatan untuk menerima,
menyimpan, mengolah, menyajikan informasi, dan merawat aset perusahaan, serta
3. organisasi perkantoran mencakup susunan staf,
alokasi tugas dan tanggung jawab dalam mengolah data dan informasi Untuk
membuat keputusan, serta merawat aset perusahaan
PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI KANTOR
Drs M Manullang, salah seorang ahli di bidang
manajemen dan organisasi, menyebutkan bahwa suatu organrsasi dapat berjalan
dengan baik, atau dalam rangka membentuk suatu organisasi atau usaha organisasi
yang baik, jika memperhatikan beberapa prinsip prinsip organisasr berikut
1. Prinsip Perumusan Tujuan
Dalam melaksanakan suatu kegiatan, hal utama yang
harus dibuat adalah tujuan yang jelas dari pelaksanaan kegiatan tersebut
Demikian pula dalam mengorganisasi atau membuat suatu skema organisasi, hal
pertama yang harus jelas adalah tujuan apa yang ingin dicapai oleh perusahaan
tersebut. Bagi sebuah perusahaan, tujuan tersebut dapat berperan sebagai
berikut.
a. Pedoman arah organisasi itu akan dibawa.
b. Landasan organisasi.
c. Menentukan jenis kegiatan yang akan dilakukan.
d Menentukan program, prosedur, koordinasi,
integrasr, simplikasi, sinkronisasi, dan mekanisasi.
2. Prinsip Pembagian Kerja
Di dalam sebuah organisasi, pembagian kerja atau
tugas adalah keharusan mutlak. Tanpa adanya hal tersebut, kemungkinan
terjadinya tumpang tindih menjadi amat besar,Pembagran tugas pekerjaan pada
akhirnya akan menghasrlkan departemen-departemen dan deskripsi tugas (job
description) dari setiap departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi.
Dengan adanya pembagian tugas pekerjaan, susunan atau struktur organisasi,
tugas dan fungsi setiap unit dalam organisasi, hubungan-hubungan, serta
wewenang tiap unit organisasi dapat ditetapkan sekaligus. Pembagian tugas tidak
hanya dilihat berdasarkan manfaat yang diperoleh dari penerapan prinsip
pembagian kerja, tetapi juga dalam rangka mewujudkan penempatan orang yang tepat
pada jabatan yang tepat pula (the right man on the right place).
3 Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang
Dalam pelaksanaan kegiatan, setiap pimpinan harus
memperoleh delegasi kekuasaan atau wewenang yang diperlukan agar dapat
melaksanakan tugasnya dengan baik. Wewenang atau kekuasaan mempunyai beberapa
aspek, antara lain dalam hal mengambil keputusan, menggunakan peralatan,
memerintah, dan pemakaian waktu tertentu.
Delegasi kekuasaan merupakan keahlian pimpinan
yang penting karena seorang pimpinan dapat melipatgandakan waktu, perhatian,
dan pengetahuannya yang terbatas. Delegasi kekuasaan merupakan salah satu jalan
utama bagi pemimpin dalam membuktikan bahwa ia layak dan dapat dipercaya
sebagai pimpinan.
4. Rentang Manaiemen.
Prinsip ini sering kali disebut dengan istilah
berbeda-beda. seperti span of authority, span of control, span of management,
atau span of managerial responsibilitfes. Dalam bahasa Indonesia, istilah lain
yang digunakan untuk menyebut prinsip ini adalah jenjang pengawasan, jenjang kekuasaan,
dan rentang manajemen Sebuah organisasi perlu memperhatikan efektivitas dan
efisiensi seorang pemimpin Efektivitas dan efisiensi tersebut dinilai melalui
kemampuan dalam melakukan pengawasan optimal terhadap sejumlah pegawai yang
menjadi bawahannya. Melalui prinsip ini dapat diketahui berapa jumlah pegawai
yang tepat, dalam artian memiliki kemampuan dan keahlian yang sesuai dengan
bidangnya untuk menjadi bawahan seseorang pemimpin. Dengan demikiant pemimpin
tersebut dikatakan dapat memimpin, membimbing: mengawasi dengan berhasil, dan
berdaya guna.
5. Tingkat Pengawasan
Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai
tujuan yang telah ditentukan, harus dipastikan dengan selalu menjalankan sistem
pengawasan. Tanpa adanya pengawasan, akan sulit bagi suatu organisasi untuk
mencapai tujuannya. Oleh karena itu, penyusunan organisasi harus memperhatikan
kemudahan sistem pengawasan.
Berdasarkan prinsip ini, tingkat pengawasan atau
tingkat pemimpin hendaknya diusahakan sedini mungkin. Di dalam suatu
organisasi, diusahakan agar organisasi dibuat sesederhana mungkin. Selain
memudahkan komunikasi, hal ini juga bertujuan agar ada motivasi bagi setiap
orang di dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi di dalam
struktur organisasi.
6 Kesatuan Perintah dan Tanggung Jawab
Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya
mempunyai atasan. Melalui atasan tersebut, ia menerima perintah dan kepada
atasan tersebut pula ia memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan
tugasnya. Artinya, seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan. Dengan kata
lain, tidak seorang pun dapat melayani dua atasan sekaligus.
7. Koordinasi
Prinsip yang tidak kalah pentingnya dalam
organisasi adalah prinsip koordinasi. prinsip koordinasi adalah usaha
mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian
tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas kepada unit-unit
kerja terkadang tanpa disadari menimbulkan kecenderungan untuk memisahkan dari
tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar
terhindar dari konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi
pengangguran, dan memperkuat kerja sama.
0 komentar: