Rabu, 30 September 2020

PENGERTIAN ORGANISASI KANTOR | ADUM | 9

 



PENGERTIAN ORGANISASI KANTOR

Secara etlmologi, istilah organisasi berasal dan bahasa Yunanl,yaitu 'organon' atau dalam bahasa Latin ’organum’ yang berarti alat, bagian, anggota, atau badan. Sementara itu, secara definisi, organisasi adalah kesatuan (susunan) yang terdin atas bagnanbaglan (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama. Beberapa ahli mengemukakan deflmsi organisasi sebagai berikut.

James D. Mooney

Menurut James D. Mooney, dalam bukunya, The Principles of Organization, organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

Chester I. Barnard Chester I. Barnard

mengemukakan dalam bukunya, The Functions of the Executive, bahwa organisasi adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

J. William Schulze

Sementara itu, menurut J. William Schulze, organisasi adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja, dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

Kamus Administrasi

Dalam Kamus Administrasi, dinyatakan bahwa organises. adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tuluan tertentu.

Melalui definisi-definisi tersebut, dapat diambil kesrmpulan bath/a organisasi memiliki ciri-ciri, di antaranya:

1.terdiri atas sekelompok orang, yakni dua orang atau lebih,

2.terdapat kerja sama yang berlangsung di dalamnya, dan

3.memiliki tujuan yang hendak dicapai bersama.

Oleh karena itu, untuk mencapai semua tujuannya, sebuah Perusahaan juga harus memiliki organisasi yang disebut sebagai organisasi perkantoran. Ada lima fakta yang terdapat dan berlangsung dalam organisasi perkantoran. Kelima fakta tersebut adalah sebagai berikut.

1. Setiap organisasi perkantoran pasti mencakup sumber daya manusia yang terlibat dalam interaksi sosial, baik disebabkan oleh struktur formal maupun informal.

 

2. Interaksi dalam sistem sosial tersebut tersusun dalam sebuah struktur yang menjamin perintah dan laporan, baik yang berhubungan dengan arus pekerjaan maupun arus informasi.

3. Sebagai suatu sistem terbuka, setiap organisasi perkantoran mempunyai hubungan timbal balik, baik dalam organisasi internal maupun eksternal.

4_ Setiap orang dalam organisasi perkantoran memiliki tujuan individu yang menjadi alasan dari tindakannya. Mereka berharap organisasi dapat membantu mencapai tujuannya.

5, Interaksi sosial yang terjadi dalam manajemen perkantoran juga dapat membantu pencapaian tujuan bersama.

Berdasarkan lima fakta tersebut, dapat dikemukakan bahwa:

1. organisasi perkantoran adalah suatu proses interaksi antara orang-orang di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor,

2. organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar Yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatan untuk menerima, menyimpan, mengolah, menyajikan informasi, dan merawat aset perusahaan, serta

3. organisasi perkantoran mencakup susunan staf, alokasi tugas dan tanggung jawab dalam mengolah data dan informasi Untuk membuat keputusan, serta merawat aset perusahaan

PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI KANTOR

Drs M Manullang, salah seorang ahli di bidang manajemen dan organisasi, menyebutkan bahwa suatu organrsasi dapat berjalan dengan baik, atau dalam rangka membentuk suatu organisasi atau usaha organisasi yang baik, jika memperhatikan beberapa prinsip prinsip organisasr berikut

1. Prinsip Perumusan Tujuan

Dalam melaksanakan suatu kegiatan, hal utama yang harus dibuat adalah tujuan yang jelas dari pelaksanaan kegiatan tersebut Demikian pula dalam mengorganisasi atau membuat suatu skema organisasi, hal pertama yang harus jelas adalah tujuan apa yang ingin dicapai oleh perusahaan tersebut. Bagi sebuah perusahaan, tujuan tersebut dapat berperan sebagai berikut.

a. Pedoman arah organisasi itu akan dibawa.

b. Landasan organisasi.

c. Menentukan jenis kegiatan yang akan dilakukan.

d Menentukan program, prosedur, koordinasi, integrasr, simplikasi, sinkronisasi, dan mekanisasi.

2. Prinsip Pembagian Kerja

 

Di dalam sebuah organisasi, pembagian kerja atau tugas adalah keharusan mutlak. Tanpa adanya hal tersebut, kemungkinan terjadinya tumpang tindih menjadi amat besar,Pembagran tugas pekerjaan pada akhirnya akan menghasrlkan departemen-departemen dan deskripsi tugas (job description) dari setiap departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi. Dengan adanya pembagian tugas pekerjaan, susunan atau struktur organisasi, tugas dan fungsi setiap unit dalam organisasi, hubungan-hubungan, serta wewenang tiap unit organisasi dapat ditetapkan sekaligus. Pembagian tugas tidak hanya dilihat berdasarkan manfaat yang diperoleh dari penerapan prinsip pembagian kerja, tetapi juga dalam rangka mewujudkan penempatan orang yang tepat pada jabatan yang tepat pula (the right man on the right place).

3 Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang

Dalam pelaksanaan kegiatan, setiap pimpinan harus memperoleh delegasi kekuasaan atau wewenang yang diperlukan agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Wewenang atau kekuasaan mempunyai beberapa aspek, antara lain dalam hal mengambil keputusan, menggunakan peralatan, memerintah, dan pemakaian waktu tertentu.

Delegasi kekuasaan merupakan keahlian pimpinan yang penting karena seorang pimpinan dapat melipatgandakan waktu, perhatian, dan pengetahuannya yang terbatas. Delegasi kekuasaan merupakan salah satu jalan utama bagi pemimpin dalam membuktikan bahwa ia layak dan dapat dipercaya sebagai pimpinan.

4. Rentang Manaiemen.

Prinsip ini sering kali disebut dengan istilah berbeda-beda. seperti span of authority, span of control, span of management, atau span of managerial responsibilitfes. Dalam bahasa Indonesia, istilah lain yang digunakan untuk menyebut prinsip ini adalah jenjang pengawasan, jenjang kekuasaan, dan rentang manajemen Sebuah organisasi perlu memperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin Efektivitas dan efisiensi tersebut dinilai melalui kemampuan dalam melakukan pengawasan optimal terhadap sejumlah pegawai yang menjadi bawahannya. Melalui prinsip ini dapat diketahui berapa jumlah pegawai yang tepat, dalam artian memiliki kemampuan dan keahlian yang sesuai dengan bidangnya untuk menjadi bawahan seseorang pemimpin. Dengan demikiant pemimpin tersebut dikatakan dapat memimpin, membimbing: mengawasi dengan berhasil, dan berdaya guna.

5. Tingkat Pengawasan

Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan, harus dipastikan dengan selalu menjalankan sistem pengawasan. Tanpa adanya pengawasan, akan sulit bagi suatu organisasi untuk mencapai tujuannya. Oleh karena itu, penyusunan organisasi harus memperhatikan kemudahan sistem pengawasan.

Berdasarkan prinsip ini, tingkat pengawasan atau tingkat pemimpin hendaknya diusahakan sedini mungkin. Di dalam suatu organisasi, diusahakan agar organisasi dibuat sesederhana mungkin. Selain memudahkan komunikasi, hal ini juga bertujuan agar ada motivasi bagi setiap orang di dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi di dalam struktur organisasi.

6 Kesatuan Perintah dan Tanggung Jawab

Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai atasan. Melalui atasan tersebut, ia menerima perintah dan kepada atasan tersebut pula ia memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya. Artinya, seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan. Dengan kata lain, tidak seorang pun dapat melayani dua atasan sekaligus.

7. Koordinasi

Prinsip yang tidak kalah pentingnya dalam organisasi adalah prinsip koordinasi. prinsip koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas kepada unit-unit kerja terkadang tanpa disadari menimbulkan kecenderungan untuk memisahkan dari tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar terhindar dari konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerja sama.

 

 


Previous Post
Next Post

0 komentar: