Kamis, 05 November 2020

POLA KEGIATAN ADMINISTRASI DAN PROSEDUR PENCATATAN SURAT | ADUM | 14

 

POLA KEGIATAN ADMINISTRASI DAN PROSEDUR PENCATATAN SURAT

A. POLA KEGIATAN ADMINISTRASI

Dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi, ada dua pola yang digunakan, yaitu :

 

1. Pola Sentralisasi

    Pola ini merupakan penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam sebuah kantor atau perusahaan yang bertugas menangani administrasi seluruh bagian yang ada dalam kantor tersebut. Unit ini memiliki pekerja yang bertugas khusus untuk menangani satu bidang pekerjaan tertentu, seperti juru terima surat, juru catat, dan juru simpan. 

    Pada umumnya pola ini lebih banyak digunakan oleh lembaga pemerintahan atau BUMN, Namun tidak menutup kemungkinan ada beberapa lembaga swasta yang menggunakan pola ini. Penerapan administrasi sentralisasi ini dapat memungkinkan untuk mengontrol dengan baik semua kegiatan administrasi dalam sebuah kantor karena pengurusan seluruh administrasinya terpusat pada satu unit.



2. Pola Desentralisasi

    Pada pola Desentralisasi, kegiatan administrasi dilakukan disetiap bagian dari unit yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretariat di lingkungan kantor yang secara khusus disiapkan untuk menangani kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi dilakukan di masing-masing bagian atau unit yang dilakukan oleh seorang sekretaris atau dibantu oleh beberapa orang tenaga administrasi. Saat ini, Pola desentrasilasi lebih banyak digunakan oleh perusahaan ataupun kantor, terutama perusahaan-perusahaan swasta, karena lebih efisien dan lebih cepat dalam pengangan administrasinya.

 

 B. PROSEDUR PENCATATAN SURAT/DOKUMEN MASUK DAN KELUAR

 PENGERTIAN SURAT MASUK DAN KELUAR

Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang/dari suatu organisasi.

Sedangkan surat keluar adalah surat yang dikeluarkan suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perorangan maupun kelompok.

PERLENGKAPAN DALAM PENANGANA SURAT

1.Baki surat ( tray )

Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas yang ada, selain itu dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya.

2. Buku agenda surat masuk dan keluar

Buku agenda ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem buku agenda.

3. Kartu kendali

     Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali.

     4. Secretaries Desk file

Kumpulan map dengan kode, jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani.

5. Alat Tulis

Contoh alat tulis antaralain, pulpen,pensil, penggaris, kertas, catatan,stapler, dan penjepit kertas.

 

    6. Kertas dan akplop
Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop berbagai ukuran.

 

     7. Alat Pembuka Surat
Depat berupa alat manual seperti pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pemuka surat.

     8. Stempel

    Stempel tanggal terima dan stempel perusahaan.

     9. Buku ekspedisi dan Formulir tanda terima
Buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi.

 

    10.Lembar Disposisi
Lembar isi ini untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola disentralisasi,disposisi langsung pada suratnya.