Langsung ke konten utama

POLA KEGIATAN ADMINISTRASI DAN PROSEDUR PENCATATAN SURAT | ADUM | 14

 

POLA KEGIATAN ADMINISTRASI DAN PROSEDUR PENCATATAN SURAT

A. POLA KEGIATAN ADMINISTRASI

Dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi, ada dua pola yang digunakan, yaitu :

 

1. Pola Sentralisasi

    Pola ini merupakan penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam sebuah kantor atau perusahaan yang bertugas menangani administrasi seluruh bagian yang ada dalam kantor tersebut. Unit ini memiliki pekerja yang bertugas khusus untuk menangani satu bidang pekerjaan tertentu, seperti juru terima surat, juru catat, dan juru simpan. 

    Pada umumnya pola ini lebih banyak digunakan oleh lembaga pemerintahan atau BUMN, Namun tidak menutup kemungkinan ada beberapa lembaga swasta yang menggunakan pola ini. Penerapan administrasi sentralisasi ini dapat memungkinkan untuk mengontrol dengan baik semua kegiatan administrasi dalam sebuah kantor karena pengurusan seluruh administrasinya terpusat pada satu unit.



2. Pola Desentralisasi

    Pada pola Desentralisasi, kegiatan administrasi dilakukan disetiap bagian dari unit yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretariat di lingkungan kantor yang secara khusus disiapkan untuk menangani kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi dilakukan di masing-masing bagian atau unit yang dilakukan oleh seorang sekretaris atau dibantu oleh beberapa orang tenaga administrasi. Saat ini, Pola desentrasilasi lebih banyak digunakan oleh perusahaan ataupun kantor, terutama perusahaan-perusahaan swasta, karena lebih efisien dan lebih cepat dalam pengangan administrasinya.

 

 B. PROSEDUR PENCATATAN SURAT/DOKUMEN MASUK DAN KELUAR

 PENGERTIAN SURAT MASUK DAN KELUAR

Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang/dari suatu organisasi.

Sedangkan surat keluar adalah surat yang dikeluarkan suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perorangan maupun kelompok.

PERLENGKAPAN DALAM PENANGANA SURAT

1.Baki surat ( tray )

Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas yang ada, selain itu dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya.

2. Buku agenda surat masuk dan keluar

Buku agenda ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem buku agenda.

3. Kartu kendali

     Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali.

     4. Secretaries Desk file

Kumpulan map dengan kode, jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani.

5. Alat Tulis

Contoh alat tulis antaralain, pulpen,pensil, penggaris, kertas, catatan,stapler, dan penjepit kertas.

 

    6. Kertas dan akplop
Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop berbagai ukuran.

 

     7. Alat Pembuka Surat
Depat berupa alat manual seperti pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pemuka surat.

     8. Stempel

    Stempel tanggal terima dan stempel perusahaan.

     9. Buku ekspedisi dan Formulir tanda terima
Buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi.

 

    10.Lembar Disposisi
Lembar isi ini untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola disentralisasi,disposisi langsung pada suratnya.

Label:

Postingan populer dari blog ini

FORMAT SURAT BERBAHASA INGGRIS | KORESPONDENSI | 14

  A.       FORMAT SURAT BERBAHASA INGGRIS               B.       MENULIS SURAT BAHASA INGGRIS 1.        Formal letter Formal letter adalah surat yang di gunakan oleh instansi-instansi resmi Formal letter memiliki banyak ragam. Namun pada subbab kali ini kamu akan mempelajari invitation letter dan announcement letter. a.        Invitation letter (surat undangan) Bagian-bagian invitation letter 1)       Initial details Pada bagian awal memuat kop, alamat penerima, tanggal dan salam pembuka 2)       Introduction Perkenalan diri 3)       Body off letter Uraian semua informasi tentang acara 4)       Appreciation Apresiasi untuk tamu agar menghadiri undangan 5)       Conclusion Surat diakhiri dengan salam penutup b.        Announcement letter (surat pengumuman) Bagian-bagian announcement letter 1)       Letter head (kop surat) 2)       Date (tanggal) 3)       Inside address (pihak yang dituju) 4)       Subject (sub
Baca selengkapnya

MENGENAL MANAJEMEN KAS | OTKK | 12

MENGENAL MANAJEMEN KAS Manajemen kas adalah proses pengumpulan dan pengaturan kas perusahaan. Selain itu manajemen kas juga meliputi proses pemanfaatan kas untuk investasi jangka pendek maupun jangka panjang. Manajemen kas merupakan kunci dalam menjaga stabilitas dan solvabilitas (kesanggupan untuk membayar utang) perusahaan. Bendahara perusahaan atau manajer keuangan seringkali bertanggung jawab terhadap keseluruhan manajemen kas dan tanggung jawab lainnya yang berkaitan dengan kesanggupan membayar utang. Agar lebih memahami manajemen kas maka harus memahami arus kas berikut penjelasan arus kas. Arus Kas Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia definisi arus kas adalah “Arus kas adalah arus masuk dan arus keluar atau setara kas” Dari definisi diatas dapat kita ketahui bahwa arus kas merupakan jumlah kas yang mengalir masuk dan keluar dari suatu perusahaan dalam suatu periode tertentu. Dengan kata lain, arus kas adalah perubahan yang terjadi dalam perkiraan kas suatu periode tertentu. Aliran
Baca selengkapnya

MENCEGAH RISIKO KECELAKAAN KERJA | ETIKA PROFESI | 14

 MENCEGAH RISIKO KECELAKAAN KERJA A.     PENGERTIAN KECELAKAAN KERJA Kecelakaan yaitu suatu kejadian yang tidak diduga atau tidak diinginkan terjadi yang bisa membuat kacau proses yang sudah diatur dari suatu aktivitas dan dapat menimbulkan kerugian baik untuk manusia dan atau harta benda. Sedangkan kecelakaan kerja adalah kejadian yang tidak diduga dan tidak dikehendaki atua tidak direncanakan yang mengakibatkan kerugian untuk manusia, barang ataupun lingkungan.   B.     FAKTOR RESIKO TERJADINYA JECELAKAAN KERJA 1.     Faktor manusia Diantaranya kurangnya keterampilan atau pengetahuan tentang industri dan kesalahan penempatan tenaga kerja. 2.     Faktor material atau peralatannya Misalnya bahan yang seharusnya dibuat dari besi dibuat dengan bahan lain yang lebih murah sehingga menyebabkan kecelakaan kerja. 3.     Faktor sumber bahaya, meliputi: Perbuatan bahaya, misalnya metode kerja yang salah, sikap kerja yang teledor serta tidak memakai alat pelindung diri. Ko
Baca selengkapnya