POLA KEGIATAN ADMINISTRASI DAN PROSEDUR PENCATATAN SURAT
A. POLA
KEGIATAN ADMINISTRASI
Dalam
penyelenggaraan kegiatan administrasi, ada dua pola yang digunakan, yaitu :
1. Pola
Sentralisasi
Pola ini merupakan penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu ada
unit tata usaha atau sekretariat dalam sebuah kantor atau perusahaan yang
bertugas menangani administrasi seluruh bagian yang ada dalam kantor tersebut.
Unit ini memiliki pekerja yang bertugas khusus untuk menangani satu bidang
pekerjaan tertentu, seperti juru terima surat, juru catat, dan juru simpan.
Pada umumnya pola ini lebih banyak digunakan oleh lembaga pemerintahan atau
BUMN, Namun tidak menutup kemungkinan ada beberapa lembaga swasta yang
menggunakan pola ini. Penerapan administrasi sentralisasi ini dapat
memungkinkan untuk mengontrol dengan baik semua kegiatan administrasi dalam
sebuah kantor karena pengurusan seluruh administrasinya terpusat pada satu
unit.
2. Pola
Desentralisasi
Pada pola Desentralisasi, kegiatan administrasi dilakukan disetiap bagian dari
unit yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretariat
di lingkungan kantor yang secara khusus disiapkan untuk menangani kegiatan
administrasi. Kegiatan administrasi dilakukan di masing-masing bagian atau unit
yang dilakukan oleh seorang sekretaris atau dibantu oleh beberapa orang tenaga
administrasi. Saat ini, Pola desentrasilasi lebih banyak digunakan oleh
perusahaan ataupun kantor, terutama perusahaan-perusahaan swasta, karena lebih
efisien dan lebih cepat dalam pengangan administrasinya.
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan
yang berasal dari seseorang/dari suatu organisasi.
Sedangkan surat keluar adalah surat yang dikeluarkan suatu
organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perorangan maupun
kelompok.
PERLENGKAPAN DALAM PENANGANA SURAT
1.Baki surat ( tray )
Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas yang ada, selain itu dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya.
2. Buku agenda surat masuk dan keluar
Buku agenda ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem buku agenda.
3. Kartu kendali
Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali.
4. Secretaries Desk file
Kumpulan map dengan kode, jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani.
5. Alat Tulis
Contoh alat
tulis antaralain, pulpen,pensil, penggaris, kertas, catatan,stapler, dan
penjepit kertas.
6. Kertas dan akplop
Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan
amplop berbagai ukuran.
7. Alat Pembuka Surat
Depat berupa alat manual seperti pisau, gunting
atau yang elektrik dengan mesin pemuka surat.
8. Stempel
Stempel tanggal terima dan stempel perusahaan.
9. Buku ekspedisi dan Formulir tanda terima
Buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi.
10.Lembar Disposisi
Lembar isi ini untuk mencatat instruksi dari
pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari
pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola
disentralisasi,disposisi langsung pada suratnya.
