SISTEM PENGURUSAN SURAT MASUK DAN
KELUAR
1. Pengurusan surat masuk sistem buku agenda
- Penerimaan surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh
mereka yang biasanya bekerja di bagian depat kantor (front
office) seperti satpam dan
resepsionis (receptionist). Tugas penerima surat adalah mengumpulkan
setiap surat yang masuk, meneliti ketetapan alamat dan menandatangani bukti
pengiriman surat bahwa surat sudah diterima.
- Penyortiran
surat
Setelah surat di terima dari
resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Ada
dua pola penyortiran pada bagian penerimaan surat, yaitu penyortiran
berdasarkan alamat tujuan (untuk bagian apa surat ditujukan), lalu penyortiran
jenis surat dilihat dari amplopnya dengan ciri khusus.
- Pencatatan surat
Pencatatan dilakukan dengan
menggunakan buku agenda . pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena
dengan demikian dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan
dan tahun. Pencatatan juga memudahkan dalam penyimpanan, sehingga surat akan
lebih mudah ditemukan.
- Pengarahan surat
Pengarahan surat adalah menentukan
siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan masalah
surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan
bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan
instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses
surat tersebut. Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi
dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima
dari pihak lain.
- Penyampaian surat
Saat surat tersebut diberikan kepada
orang yang ditunjuk, maka penerima harusmenandatangani bukti penerimaan di buku
ekspedisi intern.
2. Pengurusan surat keluar sistem buku agenda
a. Pembuatan konsep
Agar ada keseragaman dalam pembuatan
konsep surat. Sebaiknya konsep surat ditulis di lembar konsep surat agar lebih
rapi dan memudahkan dalam membuat konsep surat serta mencegah ada informasi
yang tertinggal.
b. Persetujuan konsep
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor/bawahan,
maka konsep tersebut harus mendapat persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah
memeriksa apakah konsep tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau
dikoreksi.
c. Pencatatan surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan
persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat
keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan
nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang
berlaku di kantor tersebut.
d. Pengetikan konsep surat
Konsep surat yang telah mendapatkan
persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya diserahkan kepada
juru tik untuk diketik dengan rapi.
e. Pemeriksaan pengetikan
Juru tik harus memeriksa pengetikan
sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan
pengetikan sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun.
f. Penandatangan surat
Setelah surat diketik dengan rapi,
maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan
membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.
g. Pemberian cap dinas
Surat yang telah ditandatangani oleh
penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya
surat. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan
menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.
h. Melipat surat
Surat yang asli dikirim ke alamat
yang dituju dengan dilipat secara rapi dengan menggunakan aturan melipat surat.
Sementara itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa
dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci filling cabinet.
i.Penyampulan surat
Surat yang telah dilipat rapi
selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan
dengan lem secara rapi.
j. Pengiriman surat
