Rabu, 11 November 2020

SISTEM PENGURUSAN SURAT MASUK DAN KELUAR | ADUM | 15

 

SISTEM PENGURUSAN SURAT MASUK DAN KELUAR

1.    Pengurusan surat masuk sistem buku agenda

  1. Penerimaan surat

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depat kantor (front office) seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketetapan alamat dan menandatangani bukti pengiriman surat bahwa surat sudah diterima.

  1. Penyortiran surat

Setelah surat di terima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Ada dua pola penyortiran pada bagian penerimaan surat, yaitu penyortiran berdasarkan alamat tujuan (untuk bagian apa surat ditujukan), lalu penyortiran jenis surat dilihat dari amplopnya dengan ciri khusus.

  1. Pencatatan surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda . pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dengan demikian dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahun. Pencatatan juga memudahkan dalam penyimpanan, sehingga surat akan lebih mudah ditemukan.

  1. Pengarahan surat

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan masalah surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut. Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain.

  1. Penyampaian surat

Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang ditunjuk, maka penerima harusmenandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.

2.    Pengurusan surat keluar sistem buku agenda

a. Pembuatan konsep

Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep surat ditulis di lembar konsep surat agar lebih rapi dan memudahkan dalam membuat konsep surat serta mencegah ada informasi yang tertinggal.

b. Persetujuan konsep

Jika konsep surat dibuat oleh konseptor/bawahan, maka konsep tersebut harus mendapat persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi.

c. Pencatatan surat

Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut.

d. Pengetikan konsep surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi.

e. Pemeriksaan pengetikan

Juru tik harus memeriksa pengetikan sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun.

f. Penandatangan surat

Setelah surat diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.

g. Pemberian cap dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.

h. Melipat surat

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi dengan menggunakan aturan melipat surat. Sementara itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci filling cabinet.

 

i.Penyampulan surat

Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.

j. Pengiriman surat