Langsung ke konten utama

Penyimpanan Arsip Dinamis: Pengertian, Tujuan, Asas, dan Jenis Penyimpanan

 

Penyimpanan Arsip Dinamis: Pengertian, Tujuan, Asas, dan Jenis Penyimpanan

Pengertian Penyimpanan Arsip 

Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang  (Muhidin dan Winata, 2016).

 

Penyimpanan Arsip (Filing System) adalah rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, dan kegiatan menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.


Sedangkan menurut Ernawati (2004) sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik, nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.

Agar arsip yang disimpan aman, terjaga dan terpelihara maka dalam penyimpanan arsip perlu memperhatikan kondisi lingkungan yang berkaitan dengan lokasi, kontrol lingkungan dan perlindungan, selain aspek kondisi lingkungan juga memperhatikan aspek pengamanan dari pemeliharaan, penanganan arsip dan kemudahan akses dan juga perlu memperhatikan aspek proteksi.

Tujuan Penyimpanan Arsip 

Tujuan dari penyimpanan arsip adalah :




  1. Arsip yang disimpan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan informasi yang dicari sesuai/tepat.
  2. Melindungi agar dokumen yang penting dari resiko hilang. 
  3. Efisien dalam penggunaan ruangan dan peralatan 
  4. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna. 



Asas Penyimpanan Arsip

Dalam penyimpanan arsip ada 3 asas pengorganisasian (Muhidin dan Winata, 2016) yaitu:

a. Asas sentralisasi: penyimpanan arsip aktif secara terpusat mempunyai prinsip bahwa arsip aktif suatu organisasi di suatu tempat yang ditunjukkan pada Gambar. Sentralisasi umumnya cocok untuk organisasi yang kecil. Untuk organisasi yang besar tidak efisien karena menyebabkan ketidak nyamanan bagi bagian lain di organisasi. Sentralisasi memberikan pendekatan yang seragam pada sistem penyimpanan, karena semua arsip disimpan dan diatur dengan sistem yang sama dan dicari dengan prosedur yang sama. Keuntungan sentralisasi menguntungkan dalam hal : prosedur penyimpanan yang konsisten, meminimalkan duplikasi arsip, dan memberikan penggunaan ruang, peralatan dan tenaga yang lebih baik, memberikan peningkatan keamanan rekod dan memberikan satu penelusuran.

b. Asas desentralisasi : penyimpanan arsip aktif di tiap-tiap unit kerja. Sistem desentralisasi adalah satu dalam setiap unit ada tempat penyimpanan dalam lokasi tersebut yang ditunjukkan pada Gambar. Umumnya pimpinan organisasi menyukai sistem desentralisasi, karena memberikan kemudahan dalam pengawasan arsip dan arsip miliknya dapat diakses setiap saat. Keteraksesan dan kontrol arsip harus seimbang untuk menghindari setiap bagian yang tidak mempunyai wewenang untuk mengakses.

Masalah yang muncul dengan sistem ini adalah : Setiap unit kerja mempunyai sistem sendiri; maka tidak adanya sistem seragam dalam sistem tata kearsipannya, Setiap unit kerja menyimpan arsipnya sendiri ; sehingga arsip yang berkaitan tidak disimpan bersama. Beberapa departemen kemungkinan akan menyimpan arsip yang sama; yang akan menyebabkan duplikasi arsip. Unit kerja mungkin akan menggunakan peralatan duplikat atau memelihara peralatan yang tidak berguna; maka penggunaan peralatan tidak realistik. Setiap unit kerja cenderung menyimpan arsip dalam format yang berbeda, maka keamanan arsip tidak mencukupi atau mudah rusak. Memang bila informasi yang harus segera dibutuhkan maka sistem ini sesuai, karena setiap unit dapat mengawasi arsipnya secara langsung.

 

c. Asas kombinasi dimana penyimpanan arsip aktif oleh masing-masing unit kerja, sedang arsip inaktif tersentral. Sistem kombinasi memberikan unit kerja untuk menyediakan arsipnya sendiri dibawah kontrol sistem yang terpusat (sentral) yang ditunjukkan pada Gambar. Keuntungan pengawasan atau kontrol secara terpusat adalah sistem penyimpanan dan penelusuran seragam; meminimalkan berkas yang tidak teratur dan kehilangan arsip; meminimalkan duplikasi rekod; menyediakan pembelian terpusat yang dapat mencapai efisiensi dan efektifitas biaya serta menyediakan perpindahan rekod dalam rangka program jadwal pemusnahan dan memberikan lebih baik dalam struktur manajemen (Sedarmayanti, 2001).

 

 

Postingan populer dari blog ini

FORMAT SURAT BERBAHASA INGGRIS | KORESPONDENSI | 14

  A.       FORMAT SURAT BERBAHASA INGGRIS               B.       MENULIS SURAT BAHASA INGGRIS 1.        Formal letter Formal letter adalah surat yang di gunakan oleh instansi-instansi resmi Formal letter memiliki banyak ragam. Namun pada subbab kali ini kamu akan mempelajari invitation letter dan announcement letter. a.        Invitation letter (surat undangan) Bagian-bagian invitation letter 1)       Initial details Pada bagian awal memuat kop, alamat penerima, tanggal dan salam pembuka 2)       Introduction Perkenalan diri 3)       Body off letter Uraian semua informasi tentang acara 4)       Appreciation Apresiasi untuk tamu agar menghadiri undangan 5)       Conclusion Surat diakhiri dengan salam penutup b.        Announcement letter (surat pengumuman) Bagian-bagian announcement letter 1)       Letter head (kop surat) 2)       Date (tanggal) 3)       Inside address (pihak yang dituju) 4)       Subject (sub
Baca selengkapnya

MENGENAL MANAJEMEN KAS | OTKK | 12

MENGENAL MANAJEMEN KAS Manajemen kas adalah proses pengumpulan dan pengaturan kas perusahaan. Selain itu manajemen kas juga meliputi proses pemanfaatan kas untuk investasi jangka pendek maupun jangka panjang. Manajemen kas merupakan kunci dalam menjaga stabilitas dan solvabilitas (kesanggupan untuk membayar utang) perusahaan. Bendahara perusahaan atau manajer keuangan seringkali bertanggung jawab terhadap keseluruhan manajemen kas dan tanggung jawab lainnya yang berkaitan dengan kesanggupan membayar utang. Agar lebih memahami manajemen kas maka harus memahami arus kas berikut penjelasan arus kas. Arus Kas Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia definisi arus kas adalah “Arus kas adalah arus masuk dan arus keluar atau setara kas” Dari definisi diatas dapat kita ketahui bahwa arus kas merupakan jumlah kas yang mengalir masuk dan keluar dari suatu perusahaan dalam suatu periode tertentu. Dengan kata lain, arus kas adalah perubahan yang terjadi dalam perkiraan kas suatu periode tertentu. Aliran
Baca selengkapnya

MENCEGAH RISIKO KECELAKAAN KERJA | ETIKA PROFESI | 14

 MENCEGAH RISIKO KECELAKAAN KERJA A.     PENGERTIAN KECELAKAAN KERJA Kecelakaan yaitu suatu kejadian yang tidak diduga atau tidak diinginkan terjadi yang bisa membuat kacau proses yang sudah diatur dari suatu aktivitas dan dapat menimbulkan kerugian baik untuk manusia dan atau harta benda. Sedangkan kecelakaan kerja adalah kejadian yang tidak diduga dan tidak dikehendaki atua tidak direncanakan yang mengakibatkan kerugian untuk manusia, barang ataupun lingkungan.   B.     FAKTOR RESIKO TERJADINYA JECELAKAAN KERJA 1.     Faktor manusia Diantaranya kurangnya keterampilan atau pengetahuan tentang industri dan kesalahan penempatan tenaga kerja. 2.     Faktor material atau peralatannya Misalnya bahan yang seharusnya dibuat dari besi dibuat dengan bahan lain yang lebih murah sehingga menyebabkan kecelakaan kerja. 3.     Faktor sumber bahaya, meliputi: Perbuatan bahaya, misalnya metode kerja yang salah, sikap kerja yang teledor serta tidak memakai alat pelindung diri. Ko
Baca selengkapnya