Langsung ke konten utama

JENIS-JENIS SURAT DINAS

 

Jenis-Jenis Surat Dinas

Seperti penjelasan diatas bahwa surat dinas memiliki tujuan yang berbeda-beda dalam pembuatannya. Berikut ini adalah jenis-jenis surat dinas:

1. Surat Pemberitahuan

Dalam menyampaikan informasi kepada pihak lain, biasanya digunakan surat pemberitahuan. Jenis surat ini banyak dikeluarkan oleh instansi pemerintah, karena terkait dengan informasi terbaru maupun adanya kegiatan tertentu. Surat pemberitahuan mencakup informasi yang menunjang suatu kegiatan.

2. Surat Undangan

Suatu instansi kadang melakukan suatu kegiatan yang mengundang pihak luar. Untuk menyampaikan informasi tadi digunakanlah surat undangan resmi. Dengan adanya surat undangan akan menjadikan penerima merasa dihormati dan ditunggu kehadirannya pada suatu kegiatan.

3. Surat Panggilan Kerja

Jenis surat dinas selanjutnya adalah surat panggilan kerja. Dimana surat ini ditujukan untuk karyawan yang diterima bekerja untuk diinformasikan mengenai kelulusannya dalam tahapan tes penerimaan karyawan.

4. Surat Mutasi Karyawan

Ketika seorang karyawan dimutasi dari suatu tempat atau posisi, maka instansi tempatnya bekerja akan membuatkan surat mutasi yang akan digunakan sebagai pemberitahuan untuk tempatnya yang lama dan tempatnya yang baru.

5. Surat Perjalanan Dinas

Dalam melakukan perjalanan dinas seorang karyawan juga memerlukan surat tugas. Sebagai bukti penugasannya disuatu tempat dari instansi tempat ia bekerja.

6. Surat Perintah Kerja

Ketika memutuskan pemenang suatu pekerjaan, maka akan terbitlah surat perintah kerja. Dalam surat ini menginformasikan mengenai waktu dan teknis pelaksanaan pekerjaan.

Struktur Surat Dinas


1.    Kop Surat
Ini merupakan bagian awal dan teratas dari surat dinas. Memiliki fungsi menjelaskan dari mana instansi yang mengeluarkan surat tersebut. Bentuk kop surat sendiri bermacam-macam namun biasanya terdiri dari logo instansi, alamat instansi, no telpon, dan nama instansi.

2.    Tanggal Surat
Ketika membuat suatu surat maka jangan lupa untuk mencantumkan tanggal. Karena dengan adanya tanggal kita menjadi paham kapan waktu surat ini dikeluarkan.

3.    Nomor Surat
Pemberian nomor surat tentu menjadi hal yang wajib bagi sebuah instansi. Dengan adanya nomor surat bagian administrasi pun dapat mudah menyusun pengarsipan dari surat itu sendiri.

4.    Perihal
Perihal menjelaskan secara singkat maksud dan tujuan keluarnya surat tersebut.

5.    Alamat
Alamat penerima surat perlu dicantumkan dalam surat dinas. Info ini berguna untuk orang yang mengirimkan surat dan bermanfaat untuk menjadikan surat itu telihat lebih resmi.

6.    Lampiran
Lampiran berisi mengenai berkas atau ada informasi tambahan yang disampaikan dalam sebuah surat. Biasanya lampiran ini menjadi alat kelengkapan dalam surat dinas, dimana pada halaman utama tidak dapat memuat mengenai isi lampiran.

7.    Salam Pembuka
Seperti juga surat lainnya dalam penulisan surat dinas juga wajib menggunakan salam pembuka yang formal. Dengan salam pembuka yang formal membuat surat terlihat lebih resmi.

8.    Isi Surat
Jelaskan secara detail, singkat dan padat mengenai maksud dan tujuan pembuatan surat. Usahakan tidak bertele-tele dalam menulis isi dari surat dinas.

9.    Salam Penutup
Tak lupa bagian salam penutup sebagai bagian akhir surat. Sama seperti salam pembuka, gunakanlah salam penutup yang bisa diakses oleh semua orang.

10.                  Nama dan Stempel
Nama pejabat yang berwenang mengeluarkan surat dan stempel instansi penerbit surat juga penting untuk dicantumkan dalam surat dinas.

11.                  Tembusan
Ada pihak lain yang perlu mendapatkan informasi mengenai surat dinas yang kita buat. Maka perlu dibuatkan tembusan.

Contoh Surat Dinas

Nomor : 05/DPD-Kab Bogor/X/2018
Perihal : Teguran I
Lampiran

Kepada Yth.
Pimpinan PT Elang Sejahtera
Jl. Raya Bogor Km 31
Bogor

Dengan hormat,
Berdasarkan informasi yang kami terima dari Kepala Satpol PP Kabupaten Bogor yang menginformasikan bahwa PT Elang Sejahtera saat ini memasang baliho di Jl Raya Bogor Km 35. Baliho tersebut saat ini belum dibayarkan pajaknya senilai Rp. 5.250.000 (Lima Juta Dua Ratus Lima Puluh Ribu).

Untuk itu dengan masuknya surat ini kami bermaksud untuk menagih biaya pajak reklame tersebut. Kami memberikan waktu hingga 30 September 2019 untuk pihak kantor bapak bisa menyelesaikan permasalahan ini. Jika dalam waktu yang sudah ditentukan tidak ada respon balik dari perwakilan perusahaan maka kami akan menindak dengan mencopot baliho tersebut.

Demikianlah informasi ini kami sampaikan agar menjadi perhatian bagi perusahaan bapak. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
(Tanda Tangan dan Stempel)
Ibrahim Susanto M.BA

Tembusan : Ibu Bupati Kab Bogor
Kepala Dinas Pendapatan Daerah.

Demikianlah hal-hal yang perlu diketahui mengenai surat dinas, semoga bermanfaat.

Tanya-Jawab

Siapa saja yang berhak membuat surat dinas?

Mengenai kewajiban orang yang berhak mengeluarkan surat dinas, biasanya diatur di dalam SOP perusahaan/instansi terkait. Sebagai contoh, untuk kementrian di pemerintahan Indonesia, surat dinas dapat dikeluarkan oleh jabatan mentri, wakil mentri, eselon I, hingga kepala kanwil.

Apa arti disposisi dalam surat dinas?

Disposisi biasanya dimaksudkan untuk menjabarkan detil tindak lanjut yang harus dilakukan secara tertulis. Disposisi ini biasanya menjadi satu kesatuan dengan naskah surat dinas dan tidak boleh dipisahkan dari surat dinas aslinya.

Apa fungsi rujukan dalam surat dinas?

Rujukan biasanya diperlukan dalam pembuatan surat dinas, dalam contoh surat dinas di atas, pada kasus aslinya, harus diberikan rujukan berupa nomor surat yang mengatur perpajakan reklame. Sehingga isi dari surat dinas dapat dipertanggungjawabkan.

Apa yang dimaksud dengan surat masuk / surat keluar?

Surat dinas antar instansi biasanya akan didata secara rapi dan sistemik. Oleh karena itu, setiap surat dinas yang dibuat oleh suatu perusahaan biasanya dikategorikan sebagai surat keluar dan surat yang diterima dari instansi lain digolongkan sebagai surat masuk

 

 

Postingan populer dari blog ini

FORMAT SURAT BERBAHASA INGGRIS | KORESPONDENSI | 14

  A.       FORMAT SURAT BERBAHASA INGGRIS               B.       MENULIS SURAT BAHASA INGGRIS 1.        Formal letter Formal letter adalah surat yang di gunakan oleh instansi-instansi resmi Formal letter memiliki banyak ragam. Namun pada subbab kali ini kamu akan mempelajari invitation letter dan announcement letter. a.        Invitation letter (surat undangan) Bagian-bagian invitation letter 1)       Initial details Pada bagian awal memuat kop, alamat penerima, tanggal dan salam pembuka 2)       Introduction Perkenalan diri 3)       Body off letter Uraian semua informasi tentang acara 4)       Appreciation Apresiasi untuk tamu agar menghadiri undangan 5)       Conclusion Surat diakhiri dengan salam penutup b.        Announcement letter (surat pengumuman) Bagian-bagian announcement letter 1)       Letter head (kop surat) 2)       Date (tanggal) 3)       Inside address (pihak yang dituju) 4)       Subject (sub

MENGENAL MANAJEMEN KAS | OTKK | 12

MENGENAL MANAJEMEN KAS Manajemen kas adalah proses pengumpulan dan pengaturan kas perusahaan. Selain itu manajemen kas juga meliputi proses pemanfaatan kas untuk investasi jangka pendek maupun jangka panjang. Manajemen kas merupakan kunci dalam menjaga stabilitas dan solvabilitas (kesanggupan untuk membayar utang) perusahaan. Bendahara perusahaan atau manajer keuangan seringkali bertanggung jawab terhadap keseluruhan manajemen kas dan tanggung jawab lainnya yang berkaitan dengan kesanggupan membayar utang. Agar lebih memahami manajemen kas maka harus memahami arus kas berikut penjelasan arus kas. Arus Kas Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia definisi arus kas adalah “Arus kas adalah arus masuk dan arus keluar atau setara kas” Dari definisi diatas dapat kita ketahui bahwa arus kas merupakan jumlah kas yang mengalir masuk dan keluar dari suatu perusahaan dalam suatu periode tertentu. Dengan kata lain, arus kas adalah perubahan yang terjadi dalam perkiraan kas suatu periode tertentu. Aliran

MENCEGAH RISIKO KECELAKAAN KERJA | ETIKA PROFESI | 14

 MENCEGAH RISIKO KECELAKAAN KERJA A.     PENGERTIAN KECELAKAAN KERJA Kecelakaan yaitu suatu kejadian yang tidak diduga atau tidak diinginkan terjadi yang bisa membuat kacau proses yang sudah diatur dari suatu aktivitas dan dapat menimbulkan kerugian baik untuk manusia dan atau harta benda. Sedangkan kecelakaan kerja adalah kejadian yang tidak diduga dan tidak dikehendaki atua tidak direncanakan yang mengakibatkan kerugian untuk manusia, barang ataupun lingkungan.   B.     FAKTOR RESIKO TERJADINYA JECELAKAAN KERJA 1.     Faktor manusia Diantaranya kurangnya keterampilan atau pengetahuan tentang industri dan kesalahan penempatan tenaga kerja. 2.     Faktor material atau peralatannya Misalnya bahan yang seharusnya dibuat dari besi dibuat dengan bahan lain yang lebih murah sehingga menyebabkan kecelakaan kerja. 3.     Faktor sumber bahaya, meliputi: Perbuatan bahaya, misalnya metode kerja yang salah, sikap kerja yang teledor serta tidak memakai alat pelindung diri. Ko